えびすい@スマホアプリ開発のALPHAです。

アプリ開発会社をしてます。アプリ制作+メディア運営で喰っていきたいと思いつつ関係有る事無い事を書いていきます。

Excelを我流で覚えたおっさんが知らなそうな小技3つ!


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お世話になります。えびすい@ALPHAです。


業種にもよるでしょうが、最近の人は就職活動前にみっちりパソコンスクールに通ったり、内定後や入社後にMicrosoft OfficeのWordやExcelのスキルチェックや研修を受けさせ、できない人には一通り使えるようにさせるのが一般的なようですね。


その一方、ぼくと同世代かそれ以上のおっさんおばさん達は、職場でのパソコンがじわじわと広まってきた世代なのでなんとなくWordやExcelなどを使えるようになった人も多いと思います。


それで何が違ってくるかというと、研修を経てる人は、教材に沿って一通りの機能を学ぶのですが、そうでない我流だといままでの個別の経験で培ってきたものだけなので、ぽっかりと知らないことがあったりするところです。

なので、これ知らんのちゃうかなあとぼくが思うExcelの小技を3つばかしあげてみます。

 

レベル1.[ALT]+[Enter]でセルの中の文字列を改行する


 

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たとえばこんなとき、1つのセルの中の文章と文章の間に改行を入れたいとき。

普通にEnterキーだけだったら次のセルにフォーカスが移ってしまいます。

 

 

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ここで改行を入れたければ、「ALT」+「Enter」とキーを打ってください。

 

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改行が入ります。Macの場合は「Option」+「Enter」キーです。

 

 


ご存知でした?

 

 

レベル2.「F4」キーで絶対参照、複合参照を設定する



そもそも、絶対参照をご存知ですか?

知らなかったら、ある意味そんな表を作らずに来れた幸せな社会人生活だったのかもしれません。

 

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たとえばこんな表のとき、オートフィルで金額欄を埋めたら、計算式の中のセルの参照先もずれていくのでこんな結果になります。

 

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ここで、オートフィルしても参照先が変わらないようにするのが絶対参照です。
数式は、「= G5 * $B$2 」となります。

固定したいセルに「$」をつけます。

 

ここまでは当たり前かもしれません。

この次。「$」を数式に手入力している人いませんか?

この絶対参照の設定、セルを選択したときに「F4」キーを叩くと、「$B$2」といった具合に自動的に「$」が入力されます。

さらに、「複合参照」。

 

上の例に出した表は、列と行の両方に$をつけなくてもいいですよね。
オートフィルをするとき、列を下向きにしかオートフィルしないので列が相対的にずれていくことはありません。
この場合、「B$2」であっても大丈夫なのです。
「B$2」とするには、「F4」キーを叩いて「$B$2」としたあと、もう一回「F4」キーを叩いてください。


これ「F4」キーを叩き続けると、「$B$2」→「B$2」→「$B2」→「B2」と循環します。

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この参照で、どちらか片方にのみ「$」がある状態を「複合参照」と呼ぶのです。

Macでは、「F4」の代わりに「command」+「T」を叩きます。


ご存知でした?

 

 

レベル3.フラッシュフィルでルール通りに入力していく


 

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たとえば、こんな名簿があったとします。
「姓」だけの欄を追加したいなあというとき、どうします?

数が少なければ手でしこしことコピペ、数が多かったらLeft関数なんか使って1文字目からスペースの1文字手前までを取り出して、という感じでしょうか


こんなとき、フラッシュフィルを使います。
一行目で、得たい結果だけ一つ入力しておきます。

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そして、オートフィルをします。


そして、オートフィルオプション(オートフィルした後に現れるアイコン)をクリックします。
で、一番下の「フラッシュフィル」をクリックします。

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はい、「姓」だけ取り出すことができました。


ご存知でした?


これ、知ってたおじさんおばさんは、かなりな勉強家かもしくはエクセルオタクかどちらかですね。

 

(紹介した例だけでなく、いろいろ使い方のバリエーションがあるので、バリエーションも紹介しているこちらも御覧ください。)

www.hello-pc.net

 

 

「フラッシュフィル」が実装されたのはExcel2013から。MacはExcel2016でも実装されていません。

 

以上です。

 

 

ちなみにぼくが絶対参照設定に「F4」キーを使うのを知ったのは、たしか5年ほど前、不惑の年を迎えてからです。

それまでは、ちまちまと「$」を入力していました・・・。

 

 

 

 なかなかOffice無しでやっていくことはできませんね。

ぼくは、昨年WinからMacに乗り換えるときに、懸念点は、仕事でいただくExcelファイルのみが懸念点だったので、VMWare Fusionは入れずにOffice 365を買い、MacでExcelを使うことにしました。

商品体系もややこしくてよくわかりません。↓